Planificación y coordinación de Reuniones

Reuniones: Conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema
coordinado por un conductor(más de 2 personas y cómo máximo 30)

Tipos De Reuniones

·         reuniones para informar

·         reuniones para recoger información

·         reuniones para formar

·         reuniones para intercambiar puntos de vista

·         reuniones para llegar a un acuerdo

·         reuniones para generar ideas

·         reuniones para tomar decisiones

Conductor De La Reunión:

Tiene que desempeñar las siguientes funciones:

 

Función de Clarificación:

Al comienzo de la reunión, para asegurar que el objetivo de la misma está claro para los participantes y que es conforme.

Durante el transcurso de la misma, para ayudar a los participantes a comprenderse bien. Formulando constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha dicho, y si no es así intentarlo aclarar.


Función De Control:

Con esta función el conductor de la reunión trata de ayudar al grupo a fijar sus procedimientos, es decir, a fijar una serie de normas (más o menos autoritarias) que permitan la comunicación.

También permite regular la reunión impidiendo que alguien monopolice, traer de nuevo a los participantes a discutir sobre el tema de la reunión en cuestión, estimular a los que no participan y administrar bien el tiempo.


Funciones de Relajamiento:

El conductor debe eliminar toda tensión que pueda darse en la reunión, provocada por desconocimiento de los participantes, oposición de caracteres, oposición de opiniones, etc…
El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicación en grupo, no suprimiendo los posibles conflictos, sino que se consiga la armonía en los mismos. Debe optar por el papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la reunión.

Función de Dinamización:

Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de realizar ¿algo?, motivarlo,
llenarlo de entusiasmo, etc…

 

Características de un buen conductor de reuniones


Mostrar seguridad delante del grupo: El miedo al grupo es muy habitual del actor. De entrada existe este miedo, pero después ya se pasa. Esta seguridad se nota. Si el conductor se pone nervioso y no sabe disimularlo, transmite esta sensación al grupo y este acaba poniéndose nervioso. El grupo lo que quiere pensar es que se encuentra en buenas manos.

 

Para evitar este miedo se puede hacer:

 

·          Preparación física: Como colocar el cuerpo. Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras. Esforzarse en mirar los ojos de la auditoria. Luchar contra posturas defensivas Moverse para ocupar espacio.

 

  • Preparación psicológica: superar el miedo para juicios de grupo. Pensar que no funcionará la reunión — hemos de superar esto. Es importante encontrar un hilo conductor para cuando veamos que el tema se desvía.

 

  • Saber adaptar la función de animador del grupo: Hemos de saber adaptarlo todo: como los gestos, ropa, las frases, las expresiones, la voz, el vocabulario. Podemos adaptar el estilo.

 

  • Animador directo: es el que fija los objetivos del grupo a adoptar. Fija los métodos que se utilizarán y se ocupa constantemente de que el grupo no se desvíe e intente conocer la naturaleza del problema.

 

  • Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y métodos, sus intervenciones se remiten a regular la reunión y a reformular, deja que el grupo encuentre solo el camino correcto. Solamente cumple una misión de ayuda.

 

  • Saber reaccionar delante de situaciones imprevistas: Prever la falta de materiales para el desarrollo de la reunión (falta tiza en la pizarra, no tenemos suficientes fotocopias para repartir…)

 

Hay que tener en cuenta posibles situaciones de conflicto entre los participantes, se puede crear un ambiente agresivo, el animador tiene que:

·         No entrar en la situación emocional.

·         Buscar causas de la situación. La mejor manera es interrumpir la reunión
y preguntar a los miembros que es lo que pasa.

 

Preparación De La Reunión


Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada, para ello hay que tener en cuenta los aspectos materiales como los funcionales:


Definición de los objetivos: fijar los objetivos de la reunión. Tipos de objetivos. Los que se han de lograr. Los objetivos secundarios: los que serían interesantes. Si los objetivos prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.

 

La elección de los participantes: la eficacia de una reunión depende mucho de los participantes. Se tendría mirar si las personas son compatibles.


Planificar el desarrollo de la reunión: viene definido en el orden del día que es un desarrollo de las cuestiones que se abordarán.


Organización del material de la reunión: tenemos que tener en cuenta: los documentos preparar la sala, etc.


Los aspectos anexos: la botella de agua, papelera, bolígrafos…

 

Y por ultimo hacer un recordatorio de la convocatoria y asegurarse que asistirán.

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