Planificación de proyectos

Buenos días!!! querido club, les dejo material sobre planificación de proyectos!! Es una información muy útil y muy aplicable no sólo al ámbito de Rotaract.

Nos estamos viendo!!

PLANIFICACIÓN PARA PROYECTOS DE CLUBES

Un club no es una empresa debido a que no tiene fines de lucro ni un orden jerárquico rígido, pero si hay actividades que un club, para poder trabajar de la manera más eficiente posible debe realizar a la hora de planificar y llevar a cabo un proyecto. Estas son algunas premisas que deben tenerse en cuenta:

1.  Diagnóstico de Situación:

Antes de comenzar con cualquier actividad, el director del comité o el encargado del proyecto debe evaluar la situación en la que se encuentra el club:

  • Estructura: ¿Se dispone de gente como para llevar a cabo los proyectos de una manera eficiente?
  •  Capacidades: La gente de la que se dispone, ¿tiene los conocimientos que se requieren para realizar estas actividades? ¿Van a tener tiempo para hacerlo eficientemente? ¿Es necesario capacitarlos antes?
  •  Recursos: ¿Se dispone de materiales físicos como para realizar actividades? Si no es así, ¿Existe la posibilidad de conseguirlos mediante sponsors o son necesarias  actividades de Finanzas?

Estos puntos son las llamadas Fortalezas y Debilidades de toda organización que deben ser bien conocidas antes de plantear algún proyecto.

2.  Objetivos:

Es el fin que se quiere lograr y hacia el cuál se dirigen los esfuerzos. Debe ser Claro, Medible y debe representar un Desafío para quienes lo buscan alcanzar.

Debe, además, estar en equilibrio (que no es lo mismo que equidad) tanto con los objetivos planteados por el Presidente de ese período como con los objetivos de los demás comités.

  •  ¿Qué?                La actividad en si      
  •  ¿Cuánto?           La cantidad a lograr
  •  ¿A quién?          La/s persona/s beneficiada/s
  •  ¿Cuándo?          Momento al cuál se debe haber terminado

Ejemplo:         “Donar  Diez Litros de Leche  Al Comedor  El 10 de Marzo de 2009

3.  Cursos de Acción:

Son las distintas tareas que hay que hacer para realizar para cumplir con los objetivos. Es conveniente siempre hacer un Check List con fecha de vencimiento de cada actividad para no olvidarse de nada y poder llevar un control para conseguir el objetivo en la fecha planteada.

  •  ¿Cómo?                        Tareas a realizar
  •  ¿Cuándo?                     Vencimiento de cada plazo
  •  Responsables:               Quien tiene a cargo cada actividad
  •  Recursos necesarios:     Lo que se necesita para llevar a cabo cada paso para lograr el objetivo

Siempre es conveniente identificar distintos cursos de acción para poder reconocer la manera más eficiente de conseguir un objetivo.

4.  Implementación:

Debe ser lo más cercano posible a lo planificado.

  1. Control:

Ningún proyecto está 100 % bien si no se plantea además un sistema de control para eliminar los desvíos.

Los pasos básicos a seguir para controlar son:

  1. Establecer patrones de desempeño (que pueden ser los planteados en el Curso de Acción)
  2. Medir los resultados (informarse de como se está realizando cada tarea y comparar con lo planificado)
  3. Tomar medidas correctivas, si es necesario, dependiendo de la gravedad del desvío.

Es conveniente realizar controles tanto durante la implementación para evitar que el proyecto “se caiga” como después de realizado para evaluar el impacto que éste tuvo, tanto en la comunidad como en los socios.

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