Asamblea de AIRAUP en TUCUMÁN!

HOLA A TODOS
LES ESCRIBIMOS PARA RECORDARLES QUE EL 26 Y 27 DE SEPTIEMBRE TENEMOS UNA CITA EN TUCUMAN
NOS REENCONTRAMOS TODOS EN LA PRÓXIMA ASAMBLEA DE AIRAUP
 
EL COSTO DEL TICKET ES DE $100 Y EL CUPO ES DE 70 PERSONAS.
 
EN ESTOS DÍAS LES ESTAMOS ENVIANDO LA FICHA DE INSCRIPCIÓN.
 
SALUDOS A TODOS
 
DISTRITO 4835

ERAUP 2010

CHICOS …. YA PUEDEN VISITAR LA PAGINA DE NUESTRO PROXIMO ERAUP


SECRETARIA DE RELACIONES PUBLICAS
ERAUP 2010  
DISTRITO 4835

Herramientas para RR.PP. Nº 2

 Newsletter

 En el segundo número de “Herramientas de RR.PP” el tema a abordar es la elaboración del Newsletter, un instrumento muy utilizado por los clubes y distritos para difundir sus actividades, interna y externamente.

 Espero que le sea de provecho esta información y que la utilicen en provecho de sus clubes y distritos.

 Rotaractianamente,

Antonella Cabral

RTC Trinidad

Representante Distrital 2008/2009

Presidenta Comité RR.PP. A.I.R.A.U.P. 2009/2010

 

¿Qué es un newsletter?

Según varias definiciones, un newsletter es “una publicación electrónica asimilable a una pequeña revista distribuida por e-mail en forma regular, que puede ser diaria, semanal, mensual, etc. Dicha publicación es mucho más que simple propaganda. Usualmente contiene artículos de interés para un público determinado o sobre un tema o sector de negocios en particular”.

  En nuestro caso, podemos tomarla como una herramienta para poder informado al público que nosotros queremos comunicar dentro de nuestra comunidad sin la necesidad de depender de los medios masivos de comunicación para que conozcan las actividades que realiza tu club.

 Beneficios:

– Mantiene informados a tus contactos sobre las novedades de las actividades del club, al poder enviarles un mensaje a todos juntos fácilmente.

– Velocidad y confiabilidad en la entrega.

– Cualquier persona (o empresa) sin distinción de tamaños o capitales puede editar su propio boletín con un verdadero alcance global. Lo único que se necesita en una computadora, ganas de querer contar qué estamos haciendo y una buena base de contacto a los que les queremos contar cuáles son las actividades que llevamos adelante.

– Son fáciles de construir, distribuir y mantener.

– Vos generás el mensaje que deseas enviar y el sistema se encarga del envío en forma automática.

– Permite generar la confianza y credibilidad necesarias para que los contactos confíen en la seriedad de nuestro trabajo y nos reconozcan como un referente en la comunidad.

¿Cómo crear un boletín o newsletter?

Para dar a conocer tu club en la comunidad, mantener informado a las empresas que nos puedan llegar a ayudar, captar potenciales socios para nuestro club de forma gratis, el newsletter es uno de los mejores medios.

Pasos básicos para crear un boletín o newsletter:

1. Primero, pensá en qué tipo de newsletter querés producir y por qué:

¿Qué clase de información o contenido pondré allí? En el caso de nuestro club, las cosas que podríamos incluir son:

–        Antes que nada, siempre tenemos que decir quiénes somos, dónde y cuándo nos reunimos. También tenemos que incluir el logo oficial de Rotaract, más allá que nosotros como club tengamos uno propio.

–        Los proyectos que llevamos adelante, sus avances. Se pueden incluir las necesidades que tenemos y de ahí puede que alguno de nuestros contactos nos pueda ayudar a resolverla a partir de saber que la tenemos.

–        Eventos que realizamos y que puede participar nuestro público: actividades de finanzas como cenas show, ventas de algún producto, charlas abiertas a la comunidad sobre alguna temática especial; charlas de desarrollo profesional interesantes que nos puede servir para que participen potenciales socios del club. Actividad de captación de socios-

–        Actividades que participa el club y que es bueno compartir, como encuentros distritales o multidistritales, en las que el club se capacitó es bueno que conozca todo nuestro público esta faceta.

–        Artículos de interés que promueva el ideal de servicio que nosotros promovemos, como por ejemplo los proyectos que se llevan adelante a través de la Fundación Rotaria.

 ¿Qué tipo de conocimientos o información poseo que sea exclusivamente mío? ¿Cómo crear una “necesidad” para el tipo de información que yo tengo?

En nuestro caso, el principal conocimiento que tenemos para compartir es, justamente, todo lo maravilloso de nuestra Organización, sus proyectos e iniciativas.

 Tenés que conocer a tu público: Lo primero que se tiene que definir bien es a quién se lo vamos a mandar. Aquí podríamos identificar varios potenciales destinatarios de nuestro newsletter:

–        Entidades u organismos que puedan llegar colaborar o a trabajar con nosotros en la realización de proyectos. En este nicho de público estarían incluidos entidades gubernamentales, empresas de la zona, ONG’s de la comunidad y familia rotaria.

–        Público en general. Aquí podemos incluir a personas que pueden estar interesados en las actividades que realizamos y que no se enterarían de nuestras actividades si no es a través de este medio. También podemos incluir a amigos/ conocidos que tengan el rango de edad de Rotaract y que a través de este medio puedan conocer lo que realizamos, se interesen y luego puedan formar parte nuestro club.

–        Periodistas de medios de comunicación. Si ya armamos una buena base de datos de los medios de comunicación de nuestra comunidad (al respecto, el comité de RRPP ya envió una herramienta sobre cómo realizarla).

Después tendrás que promocionar tu newsletter. ¿Dónde?

Uno de los primeros lugares donde podemos enviar nuestro newsletter a una lista de correos donde incluyamos a todos los contactos que queremos enviárselos.

Otra de las nuevas alternativas pueden las redes sociales como Facebook. Si generamos un perfil del club, podemos enviar este boletín a todos nuestros amigos/contactos. Al respecto, ya hay muchos clubes Rotaract que ya publicitan y dan a conocer sus actividades a través de este medio.

 Las listas de discusión, newsgroups, chats y foros también pueden ayudar a conseguir posibles interesados en recibir noticias de tu club.

 Elegí la frecuencia con la que enviarás tu newsletter y asegúrate de enviarlo a tiempo siempre. Para ello, preparate varios artículos de antemano por si surgiera algún inconveniente.

 Como mínimo, se recomienda enviar un newsletter una vez al mes. Es recomendable enviar en ese lapso de tiempo para que la gente sepa que tu club sigue en actividad y con avances en cada uno de los emprendimientos. Si pasa mucho tiempo entre un newsletter y otro la gente se puede olvidar de que están y puede llegar a no reconocerlos la próxima vez que les envíen un boletín.– Utiliza siempre el mismo remitente para enviar el mail y procura que se te pueda identificar y responder a esa misma casilla. Ej: “Rotaract Club La Plata”

 

 

 Como máximo, se recomienda enviar una vez a la semana. Tampoco conviene abusar de los usuarios y más de una vez a la semana puede considerarse “Spam”. De todos modos procurá enviar por mail sólo aquellos eventos relevantes o que merezcan ser compartidos a través de esta forma de difusión. Un mail que no tenga valor irá directamente a la basura y puede hacer que el nuestro lector bloquee la dirección de correo de origen.

 Hay que tener en cuenta que aunque los contenidos cambien en cada número, la estructura deberá ser siempre similar y mantener una coherencia de lo que estamos comunicando y la forma. No hay nada más perjudicial que hacer que el lector se sienta perdido al encontrarse que cada número tiene una estructura diferente.

 Como siempre, procurá decir lo interesante en el primer párrafo y poner las conclusiones al principio. Deja lo demás para el final. (Al respecto, en la herramienta enviada anteriormente se dieron algunos consejos de cómo escribir un artículo).

 Cuestiones finales y consejos a tener en cuenta:

 

– En el “subject” procura decir el tema del mail de forma clara y sencilla. Ej: Noticias en la comunidad.

– Incluir un sumario no es fundamental. Lo único que hace es ocupar espacio y restar tiempo a leer el tema principal. Mejor poner el tema principal, y si se desea incluir más temas, ponerlos debajo indicando claramente que estos son temas secundarios que pueden ser de interés para el lector.

– Incluir el típico “borrar suscripción”, “incluir suscripción” y un enlace a tu sitio/ blog, si es que tiene el club.

Tener en cuenta que la clave del éxito de un boletín es que los contenidos de cada una de sus secciones tengan suficiente calidad como para que los suscriptores estén ansiosos por recibirlo y lo lean con interés.

 Aun cuando consigas suficientes colaboraciones de terceros, resérvate una pequeña sección, algo así como un “Editorial”, donde se exponga la opinión del club sobre alguna cosa que se quiera comunicar. Eso es lo que le aportará al boletín el grado de personalizació n que tanto agrada a los lectores.

Conferencia 4940

Servicios AIRAUP

Herramientas para RR.PP. Nº 1

Consejos prácticos para armar una buena agenda de medios para difusión de actividades de los clubes

Este es el primer número de “Herramientas de RR.PP” que estaremos compartiendo desde el Comité con ustedes. Esperamos que la misma les sirva y la implementen.

Agradecemos la colaboración del Lic. Andrés “Zorro” Stremiz por la información brindada para este número.

Rotaractianamente,

Antonella Cabral

RTC Trinidad

Representante Distrital 2008/2009

Presidenta Comité RR.PP. A.I.R.A.U.P. 2009/2010

 

(Recomendamos además leer en manual de RRPP que publicó Rotary Internacional. )

En la actualidad, poder difundir los proyectos que realizamos resulta de vital importancia por varias razones: La primera, y quizá bastante obvia, es para que la comunidad nos conozca y sepa qué actividad realizamos. De esta forma, cada vez que recurramos a ella para su colaboración ya tendrán registro de a qué nos dedicamos.

Otra cuestión, que ayuda para mejorar la imagen pública del club y así se podrían captar nuevos socios, que de no conocer nuestras actividades jamás se podrían interesar de ingresar a Rotaract.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar a la persona que se encargará de la prensa y difusión. Algunos clubes ya trabajan con comité de RRPP así que a ese tema ya lo tienen resuelto, pero los que no deberán hacerlo. Recomendamos que la persona seleccionada rote cada año así con varias las personas que están capacitadas en el tema y para que no sólo se dependa de una sola persona para que la difusión de las actividades sea provechosa.

A su vez, se aconseja que esa persona tenga un manejo mínimo de las herramientas tecnológicas, una buena redacción y capacidad de oratoria. En caso de no contar con una persona con estas características, recurrir al comité de RRPP distrital y de AIRAUP para que dé herramientas que puedan ayudar a mejorar en esos aspectos.

Cómo conformar la agenda

Es importante poder relevar los medios de comunicación de la comunidad en todos los soportes tecnológicos (televisión, radio, gráfico o digital) y de alcance (barrial, local, provincial y nacional). Cada uno de ellos siempre indica algún teléfono o e mail de contacto y tomar nota del mismo.

Luego de ese relevamiento, el encargado de prensa deberá buscar contactarse con cada uno de los medios. Allí deberá presentarse, comentar a qué organización pertenece, a qué se dedica y que a partir de ahora podrían enviarle información o los invitarán a las actividades que hagan en un futuro para que vayan a cubrirla.

En cada medio es preferible tomar siempre un referente o periodista encargado de ese tipo de notas así siempre tratamos con la misma persona y no tenemos que explicar en cada actividad a qué nos dedicamos.

A partir de esto, armar una planilla de datos que contenga los siguientes datos o la mayoría de ellos:

Medio y soporte Contacto Teléfono Celular         mail
ANI- Agencia de Noticias Carlos García 457-6640 15-420-8228 aninoticias@ yahoo.com. ar

De esta forma, tendremos todos los medios de la ciudad que nos podrían publicar nuestras actividades. Lo recomendable es enviar un anuncio vía e mail antes de la realización del proyecto y luego llamarlos para recordarles de la realización de la actividad.

Siempre es bueno que esa base de datos se trate de mantener actualizada, SIEMPRE CON COPIA EN LA SECRETARÍA DEL CLUB, para asegurarnos que esa información no se pierda.

Cómo armar un anuncio de prensa

Los artículos de prensa redactados por nosotros ayuda a que lo que queremos decir no sea tergiversado o dé lugar a confusiones. Ya ocurrió, en varias oportunidades, que lo que quisimos informar no fue reflejado como nosotros queremos, o no se explicó claramente qué es Rotaract.

Es por eso que recomendamos antes de realizar una actividad se envíe un pequeño anuncio sobre cuál es la actividad a todos los medios así el periodista tiene en cuenta la información y tiene un back up de información.

Desde, la presentación tiene que ser en una hoja membretada, con el logo de Rotaract en uno de los extremos y el del club en otro, en caso de tenerlo. Sería bueno que la tipografía sea una más formal, como es el caso de la Arial, Verdana o Times New Roman; y evitar el uso de fuentes más informales como Comic Sans. En el primer y segundo párrafo, se debe incluir la siguiente información: qué (cuál es la actividad), quién (en este caso siempre será “jóvenes del club Rotaract de…”; cuándo (fecha y hora), dónde (lugar), cómo (la manera en que se dio el acontecimiento) o por qué (causas o razones). A continuación se presenta un modelo de anuncio de prensa:

logo rotaract          Rotaract Club X       logo rotary

Patrocinado por Rotary X

Organizada por Rotaract Club X

Charla sobre medidas para prevenir la gripe A para toda la comunidad

 

         Este jueves, a partir de las 19.30 (cuándo), se realizará la charla “Gripe A, una enfermedad que prevenimos entre todos”, que estará a cargo del doctor Alberto Pérez(qué). La sede del encuentro será la Casa De la Amistad rotaria –calle Sarmiento 450- (dónde), con entrada libre y gratuita.

         La actividad, organizada por Rotaract Club X (quién), pretende concientizar a la población sobre las medidas que debe tomar para prevenir la propagación del virus Influenza A H1N1 (por qué).

Luego siempre es recomendable poner una breve explicación sobre qué es Rotaract y el día, hora y lugar de reunión del club de esa comunidad.

Finalmente, se debe dejar el nombre y los datos de la persona de contacto como para que pueda atender a la prensa por cualquier consulta o para una posible entrevista.

Una vez que se realizó la actividad, también es recomendable mandar un artículo sobre lo que se hizo, más si no fue ningún medio para cubrirlo.

Tenemos que aprovechar que, generalmente, tenemos una cámara digital y así podremos mandar una foto que ilustre lo que hicimos. En ese sentido, siempre es bueno mostrar todo lo que se recolectó si la actividad fue acopio de materiales, o los niños jugando con rotaractianos si fue una actividad de este tipo. Recuerden de que no es una foto para amigos, sino que es para mostrar lo bien que trabajamos, así que será mejor evitar las fotos en las que estemos bromeando para nosotros y disfrutarla en el club.

A su vez, tratemos de que siempre aparezca una bandera, un banner, cartel o lo que sea, en el que siempre que bien reflejado de que la actividad la realizó un club Rotaract.

Luego de enviar el material, se recomienda reforzar la acción con un llamado para corroborar que le llegó y preguntar si lo van a poder publicar próximamente. De esta forma, tendremos la certeza de si se va a publicar o no nuestro proyecto.