Herramientas para RR.PP. Nº 1

Consejos prácticos para armar una buena agenda de medios para difusión de actividades de los clubes

Este es el primer número de “Herramientas de RR.PP” que estaremos compartiendo desde el Comité con ustedes. Esperamos que la misma les sirva y la implementen.

Agradecemos la colaboración del Lic. Andrés “Zorro” Stremiz por la información brindada para este número.

Rotaractianamente,

Antonella Cabral

RTC Trinidad

Representante Distrital 2008/2009

Presidenta Comité RR.PP. A.I.R.A.U.P. 2009/2010

 

(Recomendamos además leer en manual de RRPP que publicó Rotary Internacional. )

En la actualidad, poder difundir los proyectos que realizamos resulta de vital importancia por varias razones: La primera, y quizá bastante obvia, es para que la comunidad nos conozca y sepa qué actividad realizamos. De esta forma, cada vez que recurramos a ella para su colaboración ya tendrán registro de a qué nos dedicamos.

Otra cuestión, que ayuda para mejorar la imagen pública del club y así se podrían captar nuevos socios, que de no conocer nuestras actividades jamás se podrían interesar de ingresar a Rotaract.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar a la persona que se encargará de la prensa y difusión. Algunos clubes ya trabajan con comité de RRPP así que a ese tema ya lo tienen resuelto, pero los que no deberán hacerlo. Recomendamos que la persona seleccionada rote cada año así con varias las personas que están capacitadas en el tema y para que no sólo se dependa de una sola persona para que la difusión de las actividades sea provechosa.

A su vez, se aconseja que esa persona tenga un manejo mínimo de las herramientas tecnológicas, una buena redacción y capacidad de oratoria. En caso de no contar con una persona con estas características, recurrir al comité de RRPP distrital y de AIRAUP para que dé herramientas que puedan ayudar a mejorar en esos aspectos.

Cómo conformar la agenda

Es importante poder relevar los medios de comunicación de la comunidad en todos los soportes tecnológicos (televisión, radio, gráfico o digital) y de alcance (barrial, local, provincial y nacional). Cada uno de ellos siempre indica algún teléfono o e mail de contacto y tomar nota del mismo.

Luego de ese relevamiento, el encargado de prensa deberá buscar contactarse con cada uno de los medios. Allí deberá presentarse, comentar a qué organización pertenece, a qué se dedica y que a partir de ahora podrían enviarle información o los invitarán a las actividades que hagan en un futuro para que vayan a cubrirla.

En cada medio es preferible tomar siempre un referente o periodista encargado de ese tipo de notas así siempre tratamos con la misma persona y no tenemos que explicar en cada actividad a qué nos dedicamos.

A partir de esto, armar una planilla de datos que contenga los siguientes datos o la mayoría de ellos:

Medio y soporte Contacto Teléfono Celular         mail
ANI- Agencia de Noticias Carlos García 457-6640 15-420-8228 aninoticias@ yahoo.com. ar

De esta forma, tendremos todos los medios de la ciudad que nos podrían publicar nuestras actividades. Lo recomendable es enviar un anuncio vía e mail antes de la realización del proyecto y luego llamarlos para recordarles de la realización de la actividad.

Siempre es bueno que esa base de datos se trate de mantener actualizada, SIEMPRE CON COPIA EN LA SECRETARÍA DEL CLUB, para asegurarnos que esa información no se pierda.

Cómo armar un anuncio de prensa

Los artículos de prensa redactados por nosotros ayuda a que lo que queremos decir no sea tergiversado o dé lugar a confusiones. Ya ocurrió, en varias oportunidades, que lo que quisimos informar no fue reflejado como nosotros queremos, o no se explicó claramente qué es Rotaract.

Es por eso que recomendamos antes de realizar una actividad se envíe un pequeño anuncio sobre cuál es la actividad a todos los medios así el periodista tiene en cuenta la información y tiene un back up de información.

Desde, la presentación tiene que ser en una hoja membretada, con el logo de Rotaract en uno de los extremos y el del club en otro, en caso de tenerlo. Sería bueno que la tipografía sea una más formal, como es el caso de la Arial, Verdana o Times New Roman; y evitar el uso de fuentes más informales como Comic Sans. En el primer y segundo párrafo, se debe incluir la siguiente información: qué (cuál es la actividad), quién (en este caso siempre será “jóvenes del club Rotaract de…”; cuándo (fecha y hora), dónde (lugar), cómo (la manera en que se dio el acontecimiento) o por qué (causas o razones). A continuación se presenta un modelo de anuncio de prensa:

logo rotaract          Rotaract Club X       logo rotary

Patrocinado por Rotary X

Organizada por Rotaract Club X

Charla sobre medidas para prevenir la gripe A para toda la comunidad

 

         Este jueves, a partir de las 19.30 (cuándo), se realizará la charla “Gripe A, una enfermedad que prevenimos entre todos”, que estará a cargo del doctor Alberto Pérez(qué). La sede del encuentro será la Casa De la Amistad rotaria –calle Sarmiento 450- (dónde), con entrada libre y gratuita.

         La actividad, organizada por Rotaract Club X (quién), pretende concientizar a la población sobre las medidas que debe tomar para prevenir la propagación del virus Influenza A H1N1 (por qué).

Luego siempre es recomendable poner una breve explicación sobre qué es Rotaract y el día, hora y lugar de reunión del club de esa comunidad.

Finalmente, se debe dejar el nombre y los datos de la persona de contacto como para que pueda atender a la prensa por cualquier consulta o para una posible entrevista.

Una vez que se realizó la actividad, también es recomendable mandar un artículo sobre lo que se hizo, más si no fue ningún medio para cubrirlo.

Tenemos que aprovechar que, generalmente, tenemos una cámara digital y así podremos mandar una foto que ilustre lo que hicimos. En ese sentido, siempre es bueno mostrar todo lo que se recolectó si la actividad fue acopio de materiales, o los niños jugando con rotaractianos si fue una actividad de este tipo. Recuerden de que no es una foto para amigos, sino que es para mostrar lo bien que trabajamos, así que será mejor evitar las fotos en las que estemos bromeando para nosotros y disfrutarla en el club.

A su vez, tratemos de que siempre aparezca una bandera, un banner, cartel o lo que sea, en el que siempre que bien reflejado de que la actividad la realizó un club Rotaract.

Luego de enviar el material, se recomienda reforzar la acción con un llamado para corroborar que le llegó y preguntar si lo van a poder publicar próximamente. De esta forma, tendremos la certeza de si se va a publicar o no nuestro proyecto.

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