Herramientas para RR.PP. Nº 2

 Newsletter

 En el segundo número de “Herramientas de RR.PP” el tema a abordar es la elaboración del Newsletter, un instrumento muy utilizado por los clubes y distritos para difundir sus actividades, interna y externamente.

 Espero que le sea de provecho esta información y que la utilicen en provecho de sus clubes y distritos.

 Rotaractianamente,

Antonella Cabral

RTC Trinidad

Representante Distrital 2008/2009

Presidenta Comité RR.PP. A.I.R.A.U.P. 2009/2010

 

¿Qué es un newsletter?

Según varias definiciones, un newsletter es “una publicación electrónica asimilable a una pequeña revista distribuida por e-mail en forma regular, que puede ser diaria, semanal, mensual, etc. Dicha publicación es mucho más que simple propaganda. Usualmente contiene artículos de interés para un público determinado o sobre un tema o sector de negocios en particular”.

  En nuestro caso, podemos tomarla como una herramienta para poder informado al público que nosotros queremos comunicar dentro de nuestra comunidad sin la necesidad de depender de los medios masivos de comunicación para que conozcan las actividades que realiza tu club.

 Beneficios:

– Mantiene informados a tus contactos sobre las novedades de las actividades del club, al poder enviarles un mensaje a todos juntos fácilmente.

– Velocidad y confiabilidad en la entrega.

– Cualquier persona (o empresa) sin distinción de tamaños o capitales puede editar su propio boletín con un verdadero alcance global. Lo único que se necesita en una computadora, ganas de querer contar qué estamos haciendo y una buena base de contacto a los que les queremos contar cuáles son las actividades que llevamos adelante.

– Son fáciles de construir, distribuir y mantener.

– Vos generás el mensaje que deseas enviar y el sistema se encarga del envío en forma automática.

– Permite generar la confianza y credibilidad necesarias para que los contactos confíen en la seriedad de nuestro trabajo y nos reconozcan como un referente en la comunidad.

¿Cómo crear un boletín o newsletter?

Para dar a conocer tu club en la comunidad, mantener informado a las empresas que nos puedan llegar a ayudar, captar potenciales socios para nuestro club de forma gratis, el newsletter es uno de los mejores medios.

Pasos básicos para crear un boletín o newsletter:

1. Primero, pensá en qué tipo de newsletter querés producir y por qué:

¿Qué clase de información o contenido pondré allí? En el caso de nuestro club, las cosas que podríamos incluir son:

–        Antes que nada, siempre tenemos que decir quiénes somos, dónde y cuándo nos reunimos. También tenemos que incluir el logo oficial de Rotaract, más allá que nosotros como club tengamos uno propio.

–        Los proyectos que llevamos adelante, sus avances. Se pueden incluir las necesidades que tenemos y de ahí puede que alguno de nuestros contactos nos pueda ayudar a resolverla a partir de saber que la tenemos.

–        Eventos que realizamos y que puede participar nuestro público: actividades de finanzas como cenas show, ventas de algún producto, charlas abiertas a la comunidad sobre alguna temática especial; charlas de desarrollo profesional interesantes que nos puede servir para que participen potenciales socios del club. Actividad de captación de socios-

–        Actividades que participa el club y que es bueno compartir, como encuentros distritales o multidistritales, en las que el club se capacitó es bueno que conozca todo nuestro público esta faceta.

–        Artículos de interés que promueva el ideal de servicio que nosotros promovemos, como por ejemplo los proyectos que se llevan adelante a través de la Fundación Rotaria.

 ¿Qué tipo de conocimientos o información poseo que sea exclusivamente mío? ¿Cómo crear una “necesidad” para el tipo de información que yo tengo?

En nuestro caso, el principal conocimiento que tenemos para compartir es, justamente, todo lo maravilloso de nuestra Organización, sus proyectos e iniciativas.

 Tenés que conocer a tu público: Lo primero que se tiene que definir bien es a quién se lo vamos a mandar. Aquí podríamos identificar varios potenciales destinatarios de nuestro newsletter:

–        Entidades u organismos que puedan llegar colaborar o a trabajar con nosotros en la realización de proyectos. En este nicho de público estarían incluidos entidades gubernamentales, empresas de la zona, ONG’s de la comunidad y familia rotaria.

–        Público en general. Aquí podemos incluir a personas que pueden estar interesados en las actividades que realizamos y que no se enterarían de nuestras actividades si no es a través de este medio. También podemos incluir a amigos/ conocidos que tengan el rango de edad de Rotaract y que a través de este medio puedan conocer lo que realizamos, se interesen y luego puedan formar parte nuestro club.

–        Periodistas de medios de comunicación. Si ya armamos una buena base de datos de los medios de comunicación de nuestra comunidad (al respecto, el comité de RRPP ya envió una herramienta sobre cómo realizarla).

Después tendrás que promocionar tu newsletter. ¿Dónde?

Uno de los primeros lugares donde podemos enviar nuestro newsletter a una lista de correos donde incluyamos a todos los contactos que queremos enviárselos.

Otra de las nuevas alternativas pueden las redes sociales como Facebook. Si generamos un perfil del club, podemos enviar este boletín a todos nuestros amigos/contactos. Al respecto, ya hay muchos clubes Rotaract que ya publicitan y dan a conocer sus actividades a través de este medio.

 Las listas de discusión, newsgroups, chats y foros también pueden ayudar a conseguir posibles interesados en recibir noticias de tu club.

 Elegí la frecuencia con la que enviarás tu newsletter y asegúrate de enviarlo a tiempo siempre. Para ello, preparate varios artículos de antemano por si surgiera algún inconveniente.

 Como mínimo, se recomienda enviar un newsletter una vez al mes. Es recomendable enviar en ese lapso de tiempo para que la gente sepa que tu club sigue en actividad y con avances en cada uno de los emprendimientos. Si pasa mucho tiempo entre un newsletter y otro la gente se puede olvidar de que están y puede llegar a no reconocerlos la próxima vez que les envíen un boletín.– Utiliza siempre el mismo remitente para enviar el mail y procura que se te pueda identificar y responder a esa misma casilla. Ej: “Rotaract Club La Plata”

 

 

 Como máximo, se recomienda enviar una vez a la semana. Tampoco conviene abusar de los usuarios y más de una vez a la semana puede considerarse “Spam”. De todos modos procurá enviar por mail sólo aquellos eventos relevantes o que merezcan ser compartidos a través de esta forma de difusión. Un mail que no tenga valor irá directamente a la basura y puede hacer que el nuestro lector bloquee la dirección de correo de origen.

 Hay que tener en cuenta que aunque los contenidos cambien en cada número, la estructura deberá ser siempre similar y mantener una coherencia de lo que estamos comunicando y la forma. No hay nada más perjudicial que hacer que el lector se sienta perdido al encontrarse que cada número tiene una estructura diferente.

 Como siempre, procurá decir lo interesante en el primer párrafo y poner las conclusiones al principio. Deja lo demás para el final. (Al respecto, en la herramienta enviada anteriormente se dieron algunos consejos de cómo escribir un artículo).

 Cuestiones finales y consejos a tener en cuenta:

 

– En el “subject” procura decir el tema del mail de forma clara y sencilla. Ej: Noticias en la comunidad.

– Incluir un sumario no es fundamental. Lo único que hace es ocupar espacio y restar tiempo a leer el tema principal. Mejor poner el tema principal, y si se desea incluir más temas, ponerlos debajo indicando claramente que estos son temas secundarios que pueden ser de interés para el lector.

– Incluir el típico “borrar suscripción”, “incluir suscripción” y un enlace a tu sitio/ blog, si es que tiene el club.

Tener en cuenta que la clave del éxito de un boletín es que los contenidos de cada una de sus secciones tengan suficiente calidad como para que los suscriptores estén ansiosos por recibirlo y lo lean con interés.

 Aun cuando consigas suficientes colaboraciones de terceros, resérvate una pequeña sección, algo así como un “Editorial”, donde se exponga la opinión del club sobre alguna cosa que se quiera comunicar. Eso es lo que le aportará al boletín el grado de personalizació n que tanto agrada a los lectores.

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: