Por Carmen Lidia Javier Ruiz
Desde hace mucho tiempo hemos escuchado frases como “dos cabezas piensan mejor que una”, o “la unión hace la fuerza”, demostrando la gran importancia del trabajo en equipo. Pero es en la actualidad cuando notamos la verdadera preocupación de las empresas por trabajar en equipo. Sin embargo, trabajar en equipo es algo un tanto difícil de lograr dada la diversidad de factores que influyen dentro de un grupo.
Un grupo se puede definir como dos o más personas que interactúan, son interdependientes y se han unido para alcanzar objetivos en común. Ahora bien, un equipo de trabajo está constituido por las personas que trabajan unidas en la ejecución de una actividad laboral.
Como dijimos anteriormente, trabajar en equipo es algo difícil de lograr, y por lo tanto, no todos los grupos de trabajo obtienen el éxito deseado. Esto se debe a que existen variables como la capacidad de los miembros del grupo, el tamaño de éste, la intensidad de los conflictos a solucionar y las presiones internas para que los miembros sigan las normas establecidas.
Algo que es muy importante conocer es que los grupos laborales no están aislados. De hecho, forman parte de una organización mayor y, por consiguiente, todo equipo de trabajo está sujeto a las condiciones externas que se le imponen. Dentro de estas condiciones están:
La estrategia de la organización
La estrategia define las metas de la organización y los medios para alcanzarlas. Por consiguiente, en un momento dado, la estrategia de la organización podrá influir sobre el poder que tengan diversos grupos de trabajo, los cuales, a su vez, definirán los recursos que la alta dirección está dispuesta a asignarles para la realización de sus actividades.
Las estructuras de autoridad
Las estructuras de autoridad definen quién depende de quién, quién toma las decisiones y qué facultades tienen las personas o los grupos para tomar decisiones. Por lo tanto, aunque el equipo pueda estar dirigido por alguien surgido del interior del grupo de manera informal, el líder designado formalmente tendrá una autoridad que no tienen los demás miembros.
Los reglamentos formales
Cuantas más reglas formales establezca la organización a sus empleados, tanto más consistente y previsible será la conducta de los miembros del grupo de trabajo.
Los recursos de la organización
Algunas organizaciones son grandes, rentables y tienen muchos recursos, pero, por otro lado, hay organizaciones que no presentan estas ventajas.
Los logros reales de un grupo dependen, en gran medida, de su capacidad. El hecho de que tenga o carezca de recursos como dinero, tiempo, materias primas y equipo (asignados por la compañía) guarda estrecha relación con el comportamiento del grupo.
Los procesos de selección de personal
Los miembros de cualquier grupo de trabajo son, en primera instancia, miembros de la organización a la cual pertenece el equipo. Por lo tanto, los criterios que aplica la organización para el proceso de selección determinarán el tipo de personas que formarán sus grupos de trabajo.
La evaluación del rendimiento y el sistema de recompensas
Otra variante de la organización que afecta a todos los empleados, y por consiguiente a los grupos de trabajo, es el sistema de evaluación del desempeño y las recompensas e incentivos.
Como los grupos de trabajo forman parte del sistema general de la organización, la conducta de sus miembros estará condicionada por la forma en que la organización evalúe el rendimiento y las acciones que son recompensadas.
La cultura organizacional
La cultura organizacional está constituida por la serie de conductas y valores que son aceptadas o rechazadas dentro de la organización.
Para conservar una buena posición, los miembros de los grupos de trabajo tienen que aceptar las normas de la cultura que domina en la organización.
El trabajo en equipo implica la concentración de esfuerzos individuales para la consecución de los objetivos comunes previamente establecidos.
Para lograr una buena relación de grupo es necesario que haya una organización racional de sus componentes, pero esto no es posible si no existe un conocimiento de las relaciones armónicas que deben existir entre los miembros.
Otro factor que favorece grandemente el trabajo en equipo es la organización de los roles de cada miembro, ya que la incorrecta organización o la ausencia de ella, puede crear la confusión de las mentes, la mala voluntad y la desconfianza entre las personas como en los grupos.
Los elementos que favorecen el trabajo en equipo son cuatro:
1. La división del trabajo.
Tiene como objetivo llegar a producir más y mejor con el mismo o menor esfuerzo, definiendo claramente las funciones que a cada miembro del equipo se le han asignado y desglosando detalladamente las actividades que corresponden a cada función.
Las personas que forman el equipo deben estar preparadas técnicamente para desarrollar esas actividades y como consecuencia asumir las responsabilidades inherentes a ellas, tanto en lo referente a éxitos como a fracasos, y también buscando alternativas de solución a los diferentes problemas o situaciones conflictivas que se presenten.
2. Reuniones periódicas.
Las reuniones periódicas con la presencia del superior surten un gran efecto para las relaciones del equipo, ya que en éstas se podrá: exponer el o los problemas existentes; la persona responsable del problema asumirá la responsabilidad de resolverlo contando con el apoyo de la dirección y la colaboración de los demás departamentos. Además, surgirá lo que llamamos “brainstorming” o “lluvia de ideas” para resolver el asunto, y el responsable podrá evaluar y poner en práctica lo que mejor convenga, según juzgue dé lugar, recordando siempre los objetivos de la empresa.
Por otra parte, es necesario que las personas con similares responsabilidades se pongan en contacto y logren un intercambio de ideas y soluciones, obteniendo un resultado superior a los que podrían lograr individualmente. La importancia de estas reuniones de coordinación radica en que con ellas se logra dar a conocer hechos e instrucciones a los miembros del equipo; contribuir a la formación de los asistentes, ya que los familiariza con el sistema de exponer sus criterios, les enseña a respetar las ideas de los demás, les obliga o estimula a mantenerse actualizados a través de lecturas, y les enseña a escuchar.
En adición, podemos señalar que estas reuniones también consiguen utilizar el mejor medio de ofrecer información formal. Además, se llega a una conclusión de mayoría con una consciente visión de conjunto, lo que ayuda a conocer los problemas con integridad, erradicándose las malas interpretaciones. Por último, involucran a todos y a cada uno de los miembros del equipo, creciendo de forma asombrosa la identificación con la situación y, por consiguiente, con la empresa o institución.
3. Conocimiento mutuo de los grupos.
Una organización es la suma de sus departamentos, y cada uno tiene funciones específicas que justifican su razón de ser; sin embargo, esto no quita que un departamento conozca las funciones del otro, ya que en muchos casos el trabajo de un departamento depende del de otro. Se debe tener una visión global de la empresa o departamentos, de modo que se entienda el engranaje general de la misma. Deben conocerse los grupos más antiguos y tratar de consultar y asesorarse con ellos; de igual modo, estos grupos deben tratar de aprovechar iniciativas y buena disposición de los grupos nuevos.
En otro orden de ideas, es necesaria la combinación de la experiencia con la teoría. Todos sabemos que nuestras empresas están llenas de personas que poseen una rica experiencia adquirida con la práctica de muchos años y que nuestros jóvenes profesionales y técnicos vienen de las aulas con un gran cúmulo de teorías que desean aplicar, y se encuentran con la infranqueable muralla que les crea la práctica tradicionalista. En estos casos, ambas partes deben fusionar los conocimientos, pues ambas (la teoría y la práctica) son importantes.
4. Enlace administrativo entre los equipos.
El enlace administrativo es la llave de las relaciones interdepartamentales adecuadas, pero para que haya un buen enlace administrativo, cada miembro del equipo debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- Comunicación de doble vía entre los miembros del equipo.
- Saber dar información.
- Saber solicitar y ofrecer recursos.
- Lograr que se resuelvan entre los miembros del equipo asuntos sencillos sin necesidad de llegar a esferas superiores.
- Que los miembros del equipo puedan ser buenos compañeros de trabajo, sin celos profesionales ni intriga.
- Mantener actitud de cooperación y cordialidad con cada uno de los miembros del equipo.
- Tener siempre presente que los recursos de la organización están para el logro de los objetivos generales de la misma, no para los objetivos particulares y específicos de un departamento o persona.
- Las diferencias de criterios deben mantenerse en un plano puramente técnico y que jamás pasen al personal.
Hay algo que ha quedado en claro, y es que el ente vital para que exista un desempeño productivo por parte del equipo de trabajo es cada miembro. Cada miembro del grupo debe poseer cualidades que hagan que el equipo trabaje efectivamente.
El trabajo en equipo significa poner en práctica algunos principios de relaciones humanas, como son: comunicación, cooperación, coordinación, reconocimiento de la capacidad del trabajo que realiza otro miembro del grupo, y confianza en el grupo.
Como dijimos en la primera parte de este artículo, la efectividad del equipo depende de cada miembro del mismo. Todas las personas que constituyen el grupo tienen una vital influencia, la cual será buena o mala de acuerdo con las características o cualidades humanas que la persona haya desarrollado.
Entre estas aptitudes podemos mencionar la comunicación, la cooperación, la coordinación, el reconocimiento de la capacidad del trabajo que realiza otro miembro del grupo, la confianza en el grupo, entre otros.
La comunicación es una aptitud que consiste en escuchar abiertamente y transmitir mensajes convincentes. No toda persona sabe comunicarse, lo que es sumamente importante en las relaciones interpersonales y grupales. Las personas que poseen esta aptitud se caracterizan porque:
- Son efectivas en el intercambio, registrando las pistas emocionales para afinar su mensaje.
- Enfrentan directamente los asuntos difíciles.
- Saben escuchar, buscan el entendimiento mutuo y comparten información de buen grado.
- Fomentan la comunicación abierta y son tan receptivas de las malas noticias como de las buenas.
Para que la comunicación sea eficaz se requiere que el mensaje sea captado por el receptor en la forma que el emisor desea. Para lograr esto, es necesario que:
- Las ideas a transmitir sean útiles para el receptor.
- Lo que se vaya a transmitir sea interesante o importante.
- Las expresiones utilizadas en la transmisión del mensaje sean formuladas de manera clara y correcta.
- La idea logre ser aceptada.
- Se motive lo suficiente para que las personas acepten la idea y se practique.
Concomitantemente con la comunicación, se encuentra la cooperación, la cual es una aptitud que consiste en trabajar con otros para alcanzar objetivos compartidos. Si cada uno de los miembros que componen el equipo aporta cierto esfuerzo, se puede decir que hay cooperación. Las personas cooperativas se caracterizan porque:
- Equilibran el acento puesto en la tarea con la atención que brindan a las relaciones personales.
- Colaboran, compartiendo planes, información y recursos.
- Promueven un clima amigable y cooperativo.
- Descubren y alimentan las oportunidades de colaborar.
En otro orden de ideas, debemos mencionar la importancia de la coordinación para lograr el funcionamiento efectivo del trabajo en equipo. Coordinar significa disponer armónicamente y de forma funcional y ordenada los esfuerzos de un grupo para dar unidad de acción y así lograr un objetivo común. Es la sincronización de la utilización de los recursos. Implica reunirse con los demás para llegar a acuerdos coincidentes.
Si se logra una buena coordinación podemos aumentar los recursos humanos, económicos, físicos o materiales, porque de esta forma impedimos la duplicidad al momento de realizar el trabajo.
Por otra parte, es indispensable que cada persona reconozca no sólo el esfuerzo que la misma realiza, sino también el de cada uno de sus compañeros de equipo, puesto que de esta forma se logra una unión mucho más fuerte entre los miembros y todos se sienten parte importante dentro de la organización, y por ende, trabajan con mayor ahínco y determinación.
Además, es necesario depositar una buena confianza en los miembros de modo que la persona sienta que el rol que cada cual desempeña es importante y que existe cierta independencia al momento de proceder y tomar decisiones. Con esto se obtiene un aumento en la productividad del equipo, puesto que se le da cabida a la imaginación y la creatividad de cada uno de los integrantes del grupo.
No sólo las cualidades aquí detalladas son importantes para determinar la funcionalidad del equipo, sino que existen otras como:
- Empatía o compresión interpersonal.
- Afán de mejorar, de modo que el equipo preste atención a la crítica constructiva y busque aprender más.
- Conocimiento de uno mismo, en cuanto a evaluar los puntos fuertes y las debilidades del equipo.
- Iniciativa y facultad para anticiparse a los problemas.
- Flexibilidad en la manera de encarar las tareas colectivas.
- Conciencia de la organización, en cuanto a evaluar la necesidad de otros grupos en la empresa y ser ingeniosos para utilizar lo que la organización puede ofrecer.
- Crear vínculos con otros equipos.
Cabe mencionar que dentro del equipo de trabajo, los roles que desempeña cada una de las partes son diferentes, destacándose el rol e influencia del líder o guía del grupo, quien es la persona formal o informal capaz de captar las sutiles corrientes de emoción que circulan por un grupo y puede interpretar el impacto de sus acciones en esas corrientes. Una manera de establecer su credibilidad es percibir y articular esos sentimientos colectivos tácitos; otro, dar a entender a la gente, mediante los actos, que se la entiende. En este sentido, el líder es un espejo que refleja la experiencia del grupo.
No obstante, es también una fuente clave en el ámbito emocional para la organización. El entusiasmo que emana de un líder puede impulsar a todo el grupo en esa dirección. Esto indica la gran importancia del mismo dentro del equipo, por lo que su actitud frente a éste puede ser favorable o no en la conducción del grupo de trabajo.
Entre las actitudes favorables que debe tomar el líder al momento de conducir los grupos de trabajo, están:
- Saber trabajar en equipo.
- Evaluar los resultados.
- Darle participación a los demás en la toma de decisiones, especialmente en las que ellos van a incursionar.
- Compartir éxitos y fracasos.
- Informar.
- Reconocer buenas acciones.
- Ser guía, orientador.
- Permitir y fomentar la formación y crecimiento de otros futuros líderes.
- Dar buenos ejemplos: seriedad, capacidad, respeto, puntualidad, madurez emocional y prudencia, etc.
- Mejorar el ambiente de trabajo en términos generales.
- Mantenerse actualizado en la tecnología.
- Fomentar la iniciativa y creatividad.
- Usar al máximo la capacidad de los recursos humanos disponibles.
- Motivar a los demás miembros del equipo a trabajar.
- Dar órdenes factibles de cumplir.
- Delegar eficientemente.
- Realizar reuniones periódicas informativas y de coordinación.
- Comunicación de forma permanente y eficaz
- Defender y representar dignamente a los demás miembros.
- Demostrar control emocional.
- Corregir en privado.
En conclusión, debemos recordar que el trabajo en equipo implica la unificación de esfuerzos de todos los miembros de modo que la misión del grupo sea cumplida de una forma rápida, sencilla y eficiente. Por esto decimos que trabajar realmente en equipo significa lograr que la suma de 2 + 2 sea igual a 5, y con esto comprobar que efectivamente, la unión hace la fuerza.
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